A Amplitude da Administração de Materiais

A Administração de Materiais é uma função coordenadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de materiais, desde o fornecedor, passando pela produção até o consumidor.

Viana (2006, p. 41) define material e administração de materiais da seguinte forma

Material: todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade e uma empresa;

Administração de Materiais: planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final.

A administração dos recursos materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, em sua armazenagem, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado.

Podemos detalhar ainda mais e afirmar que a administração de materiais é um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, algumas vezes centralizadas outras não, com o objetivo de suprir os diversos setores, com os materiais necessários ao seu funcionamento normal.

A administração de materiais tem como função garantir um fluxo contínuo de materiais necessários à empresa, mantendo um estoque organizado de modo à nunca faltar nenhum dos itens que o compõem e sem tornar excessivo o investimento total em materiais.

O Administrador de Materiais

O administrador é o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. Dessa maneira o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados (VIANA, 2006).

Ao administrador de materiais cabe definir o que, quanto, quando e como comprar, deve gerir com eficiência e exatidão o movimento de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa. A ele cabe dotar a empresa do suprimento dos materiais indispensáveis, no tempo adequado, na quantidade necessária, na qualidade especificada e pelo menos custo.

A chegada dos materiais no momento adequado para o suprimento influencia no nível dos estoques. Assim, suprir os estoques antes do momento adequado ocasionará estoques altos e acima das necessidades da organização. Por outro lado, a chegada do suprimento após o tempo certo poderá ocasionar a falta do material necessário ao funcionamento da empresa. Da mesma forma, o tamanho do pedido de Compra ocasiona as mesmas consequências: quantidades maiores que o demandado representa investimento em estoques parados, bem como, quantidades abaixo do necessário podem levar à falta de material em estoque, o que é danoso à eficiência operacional da empresa.

O suprimento de material no tempo adequado e na quantidade necessária se for mal planejado, como já vimos, pode ocasionar uma série de custos indesejáveis a empresa. Do mesmo modo, a compra de material que não atenda os parâmetros de qualidade especificados ocasiona prejuízos e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais sem a qualidade necessária podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, perda de material, compras adicionais, entre outras possibilidades.

O quadro abaixo nos mostra alguns procedimentos fundamentais a serem observados na gestão de suprimentos.

Procedimentos fundamentais de administração de materiais

Procedimento	Esclarecimento
O que deve ser comprado	Implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa.
Como deve ser comprado	Revela o procedimento mais recomendável
Quando deve ser comprado	Identifica a melhor época
Onde deve ser comprado	Implica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado
De quem deve ser comprado	Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa
Por que preço deve ser comprado	Evidencia o conhecimento da evolução dos preços de mercado
Em que quantidade deve ser comprada	Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja economia na compra.

Fonte: Viana (2006, p. 40)

Segundo Viana (2006, p. 41) de modo bem resumido as funções básicas do administrador de materiais seriam:

• Saber comprar, para garantir a qualidade e a quantidade do que será adquirido ao menor custo;
• Controlar, para evitar falta e ou excesso;
• Armazenar adequadamente, para evitar perdas.

Chamo a sua atenção, pois esse é um resumo bem simplista, administrar materiais é bem semelhante a isso, só que numa proporção muito maior e um administrador de materiais, para aumentar a competitividade de sua empresa, deve buscar e alcançar os seguintes objetivos:

• Preço baixo - este é um objetivo óbvio e, mas com certeza um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar as margens de lucro, se for mantida a mesma qualidade;
• Giro de estoques alto - se traduz no melhor uso do capital investido em estoque, busca aumentar o retorno sobre os investimentos e reduzir o montante aplicado em capital de giro;
• Melhor custo de obtenção e posse - dependem essencialmente da eficiência e da eficácia dos setores de gestão de estoques, Armazenagem e compras;
• Garantia de fornecimento - essa garantia é decorrência de um trabalho criterioso de escolha, relacionamento e desenvolvimento de fornecedores, pois o sucesso das empresas no mercado competitivo é cada vez mais influenciado pela maneira como elas negociam com seus fornecedores;
• Conformidade - a administração materiais também é responsável pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos;
• Aperfeiçoamento diminuição de despesas com pessoal - aumentar a aptidão do pessoal e com isso obter melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa;
• Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da administração de material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

A amplitude da administração de materiais

Na figura abaixo vemos um fluxograma que engloba todos os subsistemas e atividades desenvolvidas pela administração de materiais.

 

Fonte: Viana (2006, p. 42)

Vamos falar um pouco sobre cada um deles:

O Cadastramento é a atividade responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material. Visa cadastrar todos os materiais necessários a manutenção e ao desenvolvimento da empresa, o que implica o reconhecimento perfeito de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, com o objetivo de catalogar e disseminar esse catálogo a todos os envolvidos na gestão de suprimentos.

No cadastramento temos ainda a Padronização e Normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques.

A Gestão é a atividade responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material.

A atividade Compras é a atividade responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material.

O Recebimento é a atividade responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

O Almoxarifado é a atividade responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. Também é responsável pelo controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.

Inventário físico é a atividade que visa a auditoria permanente de estoques com o objetivo de garantir a plena confiança e acuracidade de registros contábeis e físicos, essencial para que a área de suprimentos funcione com a eficiência requerida.

Todas essas atividades serão abordadas com mais profundidade ao longo das minhas publicações espero que visitem o blog mais vezes. Mas no momento devemos entender que a integração dessas atividades funciona como um conjunto de engrenagens que aciona a administração de materiais e permite a conexão com outros setores da empresa.

Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim.

Quando do Recebimento do material os itens aceitos pela inspeção de qualidade e documental são encaminhados ao Almoxarifado para armazenagem nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo em que a Gestão de controle de estoque é informada para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada.

Os itens recusados pelo recebimento são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo setor de Compras que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pelo recebimento, que o material não foi aceito.

Quando o material é requisitado do almoxarifado, este evento é comunicado à gestão de estoques pelo almoxarifado. Este procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento. Neste caso, é emitida pela gestão de estoques uma ordem ao setor de compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitado junto à empresa.

 Até a próxima!